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Études de cas

Cinq missions qui illustrent notre approche

Poser le bon diagnostic, déployer le bon outil, ancrer durablement les usages. De la TPE au grand groupe, du BTP au secteur public, en passant par le luxe, le retail et l'édition.

Monday · Construction & suivi de travaux

Sortir du dédale Excel et reprendre la main sur le pilotage des chantiers

De 4 Excel par chantier à 1 espace unique

Contexte

Une TPE de suivi de travaux, filiale d'un groupe, multipliait les fichiers Excel pour piloter son activité : plan de charge, budget, planning, administratif. Quatre tableurs par chantier, démultipliés sur une vingtaine de chantiers en parallèle. Résultat : ressaisies permanentes, doublons, informations rarement à jour, et un reporting groupe coûteux à produire.

Notre approche

  • Cadrage des objectifs communs avec la direction : visibilité chantiers, plan de charge, budget engagé par phase
  • Audit des besoins : analyse documentaire et entretiens avec les collaborateurs clés
  • Prototypage en parallèle dans Notion et Monday sur les cas d’usage critiques, pour comparer en conditions réelles
  • Déploiement Monday.com, construit en itératif avec ajustements à chaque étape
  • Formation des utilisateurs et documentation complète pour garantir l’autonomie
  • Extension au suivi RH (congés, RTT) pour intégrer la partie administrative

Résultats

  • 20+ chantiers désormais pilotés depuis un espace Monday unique
  • −20 % de temps estimé sur les mises à jour hebdomadaires
  • 4 → 1 : un seul outil remplace les quatre Excel par chantier
  • Reporting groupe fiabilisé et suivi RH intégré
« En CODIR, j'ai sorti mes chiffres budgétaires en deux minutes. Tout le monde était impressionné. »
Le dirigeant de la TPE
Outils
Monday.com (Notion en prototypage)
Durée
4 mois
Périmètre
10 collaborateurs, 20+ chantiers
Monday · Luxe & mode, e-commerce

Industrialiser la qualification de 200 demandes trimestrielles sur un site e-commerce de luxe

200 demandes complexes qualifiées en une semaine

Contexte

Chez un grand acteur du luxe, l'équipe digitale du site e-commerce recevait chaque trimestre une vague massive de demandes d'évolution émises par une dizaine de directions partenaires. Collecte au cas par cas, qualification chronophage, aucune visibilité pour les demandeurs : tensions, ressaisies, demandes oubliées ou retraitées plusieurs fois.

Notre approche

  • Cadrage du cycle de vie complet d'une initiative, de la demande à la mise en production
  • Formulaire de collecte standardisé : un point d’entrée unique, fini les e-mails et fichiers parallèles
  • Méthodologie RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) pour objectiver la priorisation
  • Architecture Monday en 5 tableaux interconnectés : Collecte, Qualification, Réalisations, Pilotage, Archives
  • Ateliers de conduite du changement pour embarquer les partenaires sur le nouveau processus

Résultats

  • 200 demandes complexes qualifiées en une semaine, chaque trimestre
  • −50 % de temps estimé à chaque étape du cycle
  • 10+ partenaires alignés sur un processus et une méthodologie partagés
  • Fin des ressaisies, des oublis et des tensions inter-équipes
« Avec le formulaire standardisé, on ne pourrait plus revenir en arrière. C'est clair, lisible, et ça fait gagner un temps fou. »
Service Owner
Outils
Monday.com
Durée
1 an
Périmètre
Équipe digitale de 200 personnes, 10+ partenaires
Monday · Retail, distribution spécialisée

Transformer un Monday.com sous-exploité en machine de pilotage de portefeuille

12 directions alignées sur un pilotage projet à 3 niveaux

Contexte

Chez un acteur national de la distribution spécialisée, Monday.com était installé depuis des années mais largement sous-exploité. Templates rigides, météo projet au doigt mouillé, budget qui retombait sur Excel, accès non maîtrisés. La DSI envisageait d'abandonner l'outil, alors qu'il devait structurer le pilotage de 12 directions.

Notre approche

  • Niveau projet : restructuration d’une vingtaine de templates, recentrage sur les jalons clés
  • Niveau portefeuille directionnel : indicateurs automatisés, vision consolidée planning et budget
  • Niveau PMO : scoring multi-critères (effort, coût, temps, valeur), gouvernance des accès, dashboards nettoyés
  • Accompagnement individuel : tour des équipes et embarquement direction par direction

Résultats

  • 3 niveaux de pilotage structurés et interconnectés (projet, direction, PMO)
  • ~20 templates restructurés pour relancer l’adoption
  • 12 directions alignées sur un même socle de pilotage
  • Suivi budgétaire intégré (sortie d’Excel), CODIR fluidifiés
« Avant, on n'y comprenait plus rien et on hésitait même à arrêter d'utiliser l'outil. Aujourd'hui, c'est clair et beaucoup plus fluide. »
Responsable PMO, DSI
Outils
Monday.com
Durée
4 mois
Périmètre
12 directions, ~100 collaborateurs
Asana · Édition, maison spécialisée

Poser le bon diagnostic avant d'investir dans la mauvaise solution

19 problématiques diagnostiquées, autant de chantiers de restructuration

Contexte

Une maison d'édition spécialisée utilise Asana depuis trois ans, mais l'adoption reste faible et hétérogène entre ses trois services. La direction pense qu'il manque des fonctionnalités avancées. L'arrivée d'une nouvelle responsable ouvre la fenêtre pour redynamiser l'usage : encore faut-il poser le bon diagnostic.

Notre approche

  • Recadrage stratégique : le sujet n'était pas un manque de fonctionnalités, mais de responsabilisation, de planification et de visualisation
  • Cadrage d’objectifs clairs et hiérarchisés en kick-off
  • Diagnostic approfondi : 19 problématiques identifiées et qualifiées
  • Une proposition de restructuration associée à chacune des 19 problématiques
  • Plan d'action priorisé, actionnable en autonomie par l'équipe

Résultats

  • 19 problématiques diagnostiquées et qualifiées
  • 19 propositions de restructuration associées, pas un constat orphelin
  • 1 plan d’action priorisé, actionnable en autonomie
  • Un recadrage qui évite d'investir dans des fonctionnalités inutiles
« C'est tout à fait juste. On avait du mal à mettre des mots sur nos problématiques en interne, ce regard extérieur nous a permis de les nommer. »
Responsable de service
Outils
Asana
Durée
15 jours
Périmètre
20 collaborateurs, 3 services
Notion · Acteur public, accompagnement de l'innovation

D'un Notion saturé à un cœur de pilotage fluide et durable

5 pôles réalignés, 80 % de pages obsolètes résorbées

Contexte

Chez un acteur public de l'innovation, Notion était le cœur du pilotage : une vingtaine de bases de données critiques y centralisaient tout le métier. Au fil du temps, l'espace s'était dispersé : chaque pôle s'organisait à sa manière, 80 % des pages visibles étaient obsolètes, les reportings devenaient laborieux.

Notre approche

  • Diagnostic par pôle : ateliers d'1h15 avec chacun des 5 pôles
  • Réorganisation de l’architecture : un Team Space commun + un par pôle, structurés sur la même home
  • Plan d’action par pôle : nettoyage, archivage et mise en cohérence
  • Documentation des bonnes pratiques : guide Notion interne + mini-vidéos tutos
  • Clôture et ancrage : restitution collective + 4 semaines de suivi illimité

Résultats

  • 5 pôles réalignés sur une architecture commune
  • 20+ bases de données centralisées, chacune avec un owner
  • 80 % de pages obsolètes résorbées, avec un mécanisme anti-dérive
  • Maintenance trimestrielle ancrée dans les rituels d’équipe
« Une démarche très structurée, particulièrement agréable dans le cadre de cette restructuration. À la fin, on y voit très clair, et ça fait du bien. »
Directeur du service
Outils
Notion
Durée
3 mois
Périmètre
30 collaborateurs, 5 pôles, 20+ bases de données

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