Il y a une question qui met une direction du bâtiment en difficulté plus sûrement que toutes les autres. « On peut prendre l'affaire ? »
Pour y répondre honnêtement, il faut savoir combien de chantiers sont en cours, lesquels dérapent, qui est mobilisé sur quoi et jusqu'à quand.
Cette réponse existe. Elle est simplement répartie entre six têtes et douze fichiers. Alors on décide au ressenti, et on découvre trois semaines plus tard qu'on a mobilisé la même équipe deux fois.
Le problème n'est pas le manque d'information
Dans les entreprises de travaux que nous accompagnons, l'information est là. Chaque conducteur de travaux connaît son affaire dans le détail.
Ce qui manque, c'est l'agrégation.
Et l'agrégation coûte cher : selon le McKinsey Global Institute, environ 20 % du temps de travail hebdomadaire part à chercher de l'information — soit une journée par semaine, ou deux personnes sur dix improductives.
Dans le bâtiment, cette recherche prend une forme reconnaissable.
Le tour d'appels du lundi matin pour savoir où en sont les chantiers. Le plan de charge reconstitué à la main avant chaque décision d'engagement. Les dates qui existent en trois versions : celle du marché, celle du planning affiché, celle que le chef de chantier a en tête.
Et un effet secondaire moins visible : quand la vue d'ensemble n'existe pas, personne ne peut anticiper. On subit les montées en charge au lieu de les préparer.
Aujourd'hui, vous fonctionnez en réaction.
Pourquoi Monday.com répond à ce contexte précis
Le principe de l'outil est simple et c'est là que se joue la visibilité : la donnée se saisit une seule fois, puis s'affiche autant de fois qu'il y a de publics à servir.
Trois briques y contribuent, et il faut savoir les distinguer. Le tableau, d'abord : un chantier, ses phases, ses intervenants, ses dates. C'est là que la donnée entre.
Le tableau de bord, ensuite : il va chercher les informations dans plusieurs tableaux à la fois et les affiche sous la forme voulue — calendrier de toutes les interventions à venir, liste des points bloqués tous chantiers confondus, charge par personne.
Le portefeuille de projets, enfin, disponible sur les offres les plus complètes. Une ligne par chantier, avec l'état de santé, le statut général, la phase, la timeline réelle comparée à la timeline prévue, et les colonnes que vous ajoutez — coûts, chef de chantier, responsable facturation.
C'est ce dernier niveau qui change les revues d'activité. Une vue en trois colonnes — ce qui est en risque, ce qui dérape, ce qui tient — suffit à structurer un point mensuel de direction.
Un point d'attention, découvert sur un grand compte de l'immobilier qui cherchait son outil de pilotage de portefeuille : imposer la gestion des tâches à tous les chefs de projet est souvent contre-productif. Ce qu'on veut, c'est un portefeuille lisible. Pas une saisie exhaustive que personne ne tiendra.
Notre recommandation de configuration
- Écrire d'abord ce que vous voulez rendre visible, pour qui, et à quelle fréquence.Trois réponses avant toute manipulation. La vue de direction et la vue du conducteur de travaux ne contiennent pas les mêmes champs, et vouloir les servir avec le même écran garantit de n'en servir aucun.
- Standardiser l'entrée avant de construire la sortie.Une fiche chantier avec des champs obligatoires, un formulaire unique pour les demandes entrantes. Nous voyons régulièrement des tableaux de bord incomplets non pas parce qu'ils sont mal construits, mais parce que les champs qui les alimentent ne sont pas remplis.
- Faire du plan de charge un calcul, pas une saisie.Affectations et timelines renseignées au niveau des phases : la charge par personne se déduit toute seule. Un plan de charge tenu à part est un plan de charge périmé.
- Comparer systématiquement la date prévue et la date réelle.C'est la colonne la plus utile d'une vue portefeuille dans le BTP, et la plus souvent oubliée. Sans elle, un chantier reste « en cours » jusqu'au jour où il est en retard.
- Une vue par audience, jamais une vue par personne.Direction, agence, chantier, terrain. Au-delà, l'espace devient illisible et vous retombez dans le problème que vous vouliez résoudre.
Comment on a accompagné ce type de client
Le cas le plus instructif que nous ayons sur ce sujet ne vient pas du bâtiment, mais il décrit exactement ce que vivent les entreprises multi-agences.
Une équipe digitale de quatre-vingt-dix personnes, organisée en sept pôles, utilisait déjà Monday.com. Chaque pôle à sa façon. Résultat : des tableaux hétérogènes, aucune vision d'ensemble pour la direction, et un reporting impossible à consolider malgré un outil parfaitement fonctionnel.
Nous avons audité l'usage des sept équipes, identifié ce qui pouvait être harmonisé sans casser les pratiques utiles, rationalisé les tableaux, puis construit les vues de reporting attendues par la direction. La formation s'est doublée d'un guide d'utilisation, et d'un accompagnement dans la durée.
Les résultats
- 7 équipesauditées puis réalignées sur une structure de tableaux commune
- 90 personnescouvertes par le même socle de vues et de conventions
- 4 moisde créneaux d'assistance ouverts après le déploiement
- 1 guide d'utilisationécrit pour rendre l'équipe autonome
La leçon vaut pour un groupe de construction : ce n'est pas le nombre de chantiers qui empêche la vue d'ensemble, c'est l'hétérogénéité des façons de les décrire.
Dans les services techniques aux bâtiments, nous avons vu la même chose autrement : dix techniciens menaient plus de soixante projets sans aucune lisibilité sur leur charge, ce qui rendait chaque décision d'affectation approximative. Rendre la charge visible a précédé tout le reste.
« Avec le formulaire standardisé, on ne pourrait plus revenir en arrière. C'est clair, lisible, et ça fait gagner un temps fou. »
Questions fréquentes
Combien de chantiers faut-il pour avoir besoin d'une vue portefeuille ?
Le seuil n'est pas un chiffre. C'est le moment où plus personne ne peut réciter l'état de tous les chantiers de mémoire. En pratique, cela arrive vite dès qu'une entreprise dépasse une dizaine d'affaires simultanées ou plusieurs agences.
Le portefeuille de projets est-il disponible dans toutes les offres Monday.com ?
Non, c'est une fonctionnalité des offres les plus complètes. Sans elle, un tableau de bord multi-tableaux couvre déjà une grande partie du besoin : calendrier consolidé, points bloqués, charge par personne. Nous commençons souvent par là.
Peut-on suivre le plan de charge des équipes terrain dans Monday.com ?
Oui, à condition que les affectations et les périodes soient renseignées au niveau des phases de chantier. La charge est alors calculée, pas saisie. C'est ce qui la rend fiable.
Comment donner de la visibilité à la direction sans surcharger les conducteurs de travaux ?
En ne demandant au terrain que ce qui alimente une décision : avancement de phase, points bloqués, dates réelles. Tout le reste se déduit. Une vue de direction qui exige dix champs supplémentaires ne sera jamais à jour.
Faut-il un tableau par chantier ou un tableau pour tous les chantiers ?
Les deux niveaux coexistent. Un tableau par chantier quand le détail des tâches compte, une ligne par chantier au niveau portefeuille pour le pilotage. C'est le lien entre les deux qui produit la vue d'ensemble, pas le choix de l'un contre l'autre.
Voir aussi
Vous ne savez pas dire, ce matin, où en sont tous vos chantiers ?
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