« Le fichier maître ? Il est dans le drive. Enfin, la version de mars est dans le drive. »
Dans une agence, le tableur n'est jamais un seul tableur.
Il y a le planning éditorial, le suivi de production, le fichier de sourcing, le rétroplanning que l'on duplique à chaque nouveau client, et la feuille de charge que seule une personne sait tenir.
Chacun a été créé pour de bonnes raisons. Ensemble, ils forment une organisation que personne ne maîtrise plus.
Le problème spécifique d'une agence
Excel est excellent pour calculer. Il est médiocre pour faire circuler.
Dans une agence, ce qui coince n'est presque jamais le calcul. C'est la circulation : un brief qui doit passer du commercial au créa, un statut que le client demande, une ressource déjà sourcée l'an dernier qu'il faudrait retrouver.
Trois symptômes reviennent systématiquement.
La recherche répétitive, d'abord. On refait un travail déjà fait parce que le résultat n'était pas rangé de manière retrouvable. Le fichier existe, mais sans filtre, sans catégorie, sans statut — donc il ne répond pas aux questions qu'on lui pose.
Les doublons, ensuite. Deux personnes créent la même ligne, à deux endroits, à deux moments. Personne ne s'en aperçoit avant le jour où les chiffres divergent.
La dépendance, enfin. Le fichier appartient de fait à celui qui l'a construit. S'il est absent, l'information l'est aussi.
D'après le PMI, environ 10 % de chaque euro dépensé part en fumée faute de pilotage standardisé. Dans une structure qui vend du temps, ce pourcentage se lit directement dans la rentabilité des dossiers.
Personne ne le fait exprès. Mais tout le monde y passe du temps.
Pourquoi Monday.com répond à ce contexte précis
La bonne nouvelle, c'est que le passage d'Excel à Monday.com n'est pas un dépaysement.
On reste dans une logique de tableau, de lignes et de colonnes. Ce qui change, c'est que les colonnes deviennent typées : un statut est un statut, une date est une date, une personne est une personne. Elles deviennent donc filtrables, groupables, calculables, notifiables.
C'est ce qui permet à une même base de servir des usages que le tableur ne savait pas rendre : retrouver toutes les ressources correspondant à un critère précis, voir ce qui est réservé et ce qui est disponible, savoir ce qui est associé à plusieurs projets à la fois.
Deuxième différence : une ligne peut porter des sous-éléments, des fichiers, des commentaires et un document. Le contexte cesse d'être dans le mail qui accompagnait le fichier ; il vit avec la donnée.
Troisième différence, décisive en agence : l'entrée de la donnée peut être découplée de sa consultation. Un formulaire alimente le tableau. Celui qui remplit n'a plus besoin d'ouvrir la base, ni de connaître sa structure, ni de risquer d'écraser une colonne.
Et l'import se fait depuis un fichier Excel. C'est justement pour cela qu'il faut se méfier : rien n'est plus facile que d'importer son désordre tel quel.
Un tableur importé sans travail préalable donne un Monday.com qui ressemble à un tableur. Avec, en prime, une licence à payer.
Notre recommandation de configuration
- Faire l'inventaire de ce qui est réellement vivant.Combien de fichiers, ouverts par qui, à quelle fréquence, pour alimenter quelle décision ? Une bonne partie des onglets accumulés ne servent plus depuis longtemps. On ne migre pas ce qui est mort — c'est la partie la plus rapide du chantier, et la plus rentable.
- Définir la structure cible avant de toucher à l'import.Quels objets suit-on, quelles typologies, quels statuts, quels champs de filtre ? En agence, cette liste se construit à partir des questions qu'on pose au fichier tous les jours : par capacité, par client, par canal, par disponibilité. La structure sert la question, jamais l'inverse.
- Préparer un modèle d'import propre, et le nettoyer avant de l'envoyer.Une colonne par information, un format homogène, les doublons traités. C'est un travail ingrat de quelques heures qui évite des mois de données bancales.
- Importer un échantillon test, vérifier, puis seulement charger le reste.On importe une portion, on construit les premières vues, on regarde ce qui manque. Les ajustements se font là — pas après avoir chargé trois ans d'historique.
- Basculer un processus complet plutôt que dix processus à moitié.Le planning éditorial de bout en bout, ou le suivi de production de bout en bout. Un périmètre entier qui fonctionne convainc l'équipe ; cinq périmètres inachevés la découragent.
- Garder le tableur en filet, avec une date de coupure écrite.Une période de sécurité courte et bornée, annoncée à tout le monde. Sans date de fin, la double saisie s'installe et devient la norme — c'est le mode d'échec le plus fréquent des migrations.
- Documenter les étapes et les bonnes pratiques dans l'outil.Comment on ajoute une entrée, comment on la qualifie, ce qu'on fait des doublons. Sans ce cadre écrit, la nouvelle base se dégrade exactement comme l'ancien fichier.
Comment on a accompagné ce type de client
Nous avons accompagné une agence marketing indépendante sur un processus très concret : le sourcing de lieux pour ses opérations événementielles.
Le constat, à l'arrivée : des recherches longues et répétitives, des informations réparties dans plusieurs fichiers Excel, et des données inexploitables faute de catégories et d'étiquettes. Impossible de retrouver un lieu par capacité, par typologie ou par statut. Impossible de savoir si un lieu avait déjà été sourcé pour un autre projet.
Nous avons commencé par cadrer la structure cible et les champs, avec l'équipe qui fait le travail au quotidien. Typologies, filtres, statuts, et des sous-éléments par salle pour les lieux qui en comportent plusieurs.
Ensuite seulement, la préparation du modèle Excel destiné à l'import, puis la construction de la base dans Monday.com : vues par projet, champs clés, étiquettes multiples, indicateurs de disponibilité.
Un import test a précédé les premières vues. Les ajustements ont suivi, puis la documentation des bonnes pratiques et des étapes de sourcing.
Les résultats :
- Une base unique remplace les fichiers dispersés, avec l'historique des lieux déjà sourcés conservé
- Des filtres actifs par métrage, capacité, statut et projet, là où le tableur imposait une lecture ligne à ligne
- Un modèle réutilisable pour les opérations suivantes, et des doublons enfin détectables
- Les lieux associés à plusieurs projets identifiables d'un coup d'œil
Un contre-exemple, parce qu'il est instructif.
Sur une autre mission, chez un constructeur de maisons individuelles, le client est arrivé avec un cahier des charges déjà rédigé. Équipe mature, réflexion avancée, tout semblait cadré.
En creusant, nous avons constaté que le cadrage portait sur l'outil, pas sur les processus ni sur les objectifs. Nous avons recentré l'accompagnement autour de trois piliers, et repris l'analyse indépendamment de l'outil envisagé.
Migrer, ce n'est pas transporter des fichiers d'un endroit à un autre. C'est saisir l'occasion de décider comment on veut travailler — et le seul moment où l'équipe est prête à en parler.
FAQ — la migration d'Excel vers Monday.com en agence
Peut-on importer directement nos fichiers Excel dans Monday.com ?
Techniquement oui, l'import est prévu et simple. Méthodiquement, c'est l'erreur la plus fréquente : un fichier importé sans structuration préalable reproduit le désordre existant. On définit d'abord la structure cible, on prépare un modèle propre, puis on importe.
Va-t-on perdre l'historique de nos campagnes passées ?
Non, si l'on trie avant. L'historique utile — ce qui sert à décider ou à retrouver — est repris et devient enfin exploitable. Le reste peut rester archivé dans un fichier, sans encombrer la base de travail.
Faut-il tout migrer d'un coup ?
Non. On bascule un processus complet de bout en bout, puis on étend. Dix processus migrés à moitié produisent une organisation moins claire qu'avant la migration.
Combien de temps garder Excel en parallèle ?
Le temps que le nouveau périmètre tourne sur un cycle complet — une campagne, un mois de planning éditorial. Puis on coupe, à une date annoncée à l'avance. Sans date de coupure, la double saisie devient permanente.
Et si nous venons d'un autre outil de gestion de projet, pas d'Excel ?
La méthode est la même, avec une étape supplémentaire : comprendre pourquoi l'outil précédent n'a pas tenu. Nous avons déjà mené des missions consacrées uniquement à cette question, en retranscrivant les usages réels dans plusieurs outils candidats pour les comparer en conditions réelles. Changer d'outil sans avoir répondu à ce « pourquoi », c'est reproduire le même échec ailleurs.
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